Probablemente ya hayas oído hablar de la gestión de proyectos, y esto sucede porque las empresas eligen cada vez más trabajar por proyectos. Este método de trabajo conlleva numerosas ventajas que analizaremos en este artículo. El modelo de trabajo por proyectos ha ayudado a elimina notablemente las barreras organizativas fomentando el trabajo en equipo y reduciendo o incluso eliminando una jerarquía que permite una mayor flexibilidad y reactividad.
Muchos profesionales están capacitándose en gestión de proyectos para poder trabajar de esta manera y lanzarse al emprendimiento de manera independiente como una opción de trabajo desde casa, o dentro de su propia empresa.
¿También podrías verte capacitándote en gestión de proyectos para trabajar en una nueva modalidad? Sigue esta guía.
¿Qué significa trabajar por proyectos?
Trabajar desde la perspectiva de la gestión de proyectos para una nueva modalidad de trabajo, fomenta la colaboración de empleados de diferentes profesiones o diferentes servicios que trabajan en el mismo proyecto.
La atención se centra en lograr un objetivo común dentro de un presupuesto y un plazo determinados, no simplemente en llevar a cabo actividades específicas del departamento.
Por tanto, es necesario unir grupos de diferentes o complementarios perfiles profesionales, competencias, calificaciones y experiencias, para llevar a cabo un proyecto de la A a la Z.
Pueden provenir de departamentos internos de la empresa o de empresas externas. Estas personas constituyen el equipo del proyecto.
Para apoyo y orientación, se suele contar con un líder experto en gestión de proyectos. Actuando más como líder que como gerente, el líder del proyecto motiva a su equipo a seguir una visión y objetivos unificados.
Como un director de orquesta, vela por la ejecución del proyecto escuchando a sus colaboradores, dando ejemplo y sin dudar en delegar responsabilidades.
En resumen, el líder del equipo ciertamente no es el gerente estereotipado, escondido en su oficina, trabajando en tareas no reveladas.
Como un profesional de la gestión de proyectos, o si deseas trabajar en esta modalidad por proyecto, debes administrar, organizar y coordinar los equipos, el plan del proyecto y las diferentes tareas para poder construir una tarea sólida y al mismo tiempo respetar el presupuesto y el plazo que se ha fijado.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de proyectos?
Esta estrategia de trabajo se ha popularizado debido a sus numerosas ventajas:
- Rompiendo con la pirámide organizativa tradicional,
- Una mejor organización del trabajo.
- La descompartimentación de los servicios.
- Una visión global de los proyectos y un calendario detallado.
- Mejora de la comunicación y colaboración entre diferentes servicios.
- Mejor intercambio de información.
- Potenciación de los empleados.
- Una mejor distribución de la carga de trabajo.
- La adquisición de nuevas habilidades.
- La creación de un equipo cohesionado.
5 consejos para trabajar por proyectos
Si crees que tu empresa o tú como profesional independiente o emprendedor, debes adoptar el modo de trabajo por proyectos, sigue los siguientes 5 pasos para implementarlo.
1. Define una visión clara y objetivos precisos
Para empezar, debes determinar los detalles específicos de tu proyecto. Es importante que comprendas la gestión de proyectos para dominar toda la información necesaria para gestionar el proyecto de manera eficiente.
Por lo tanto, todos los datos esenciales para llevar a cabo el proyecto deben estar centralizados en el resumen del proyecto. Cabe destacar que encontrarás:
- El contexto.
- Los problemas.
- Objetivos.
- Presupuesto.
- Recursos y habilidades necesarios.
- Cronograma del proyecto.
- Limitaciones y riesgos potenciales.
Esta información es invaluable para que el proyecto progrese sin problemas y al mismo tiempo te da al equipo una visión general del progreso.
2. Establecer los roles y responsabilidades de cada persona
Para llevar a cabo tu proyecto, necesitas un equipo calificado que posea las habilidades necesarias para llevar a cabo las diversas tareas.
Definir claramente los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. ¿Quién está a cargo de administrar el presupuesto? ¿Qué miembro del equipo está atento a la fecha límite? Asegúrate de que esta información sea fácilmente accesible para todas las personas involucradas en el proyecto.
3. Administrar cambios
La transición al modo de trabajo por proyectos es un gran cambio y puede ser difícil de implementar. Sin duda dará lugar a reacciones mixtas en tu empresa.
Tus colaboradores pueden confundirse, no saber a quién acudir en caso de dudas o preguntas e incluso algunos pueden negarse a adoptar esta nueva forma de trabajar.
Para asegurarte de que este cambio sea aceptado, comienza por entender los elementos de la gestión de proyectos, y por identificar qué dudas y temores pueden estar obstaculizando a tus colaboradores. Luego, proporciona respuestas, tranquilícelos e implementa planes de acción sólidos.
4. Cambiar la cultura del trabajo
Ahora que has decidido aprender gestión y trabajar por proyectos, debes:
- Aprender técnicas para trabajar en modo proyecto y gestión de proyectos.
- Definir estándares para métodos de trabajo.
- Adquirir habilidades de comunicación.
- Fomentar tu creatividad, la innovación y la iniciativa.
5. Usa una herramienta de colaboración
Existen numerosas herramientas en el mercado para ayudarte en la gestión de proyectos de manera efectiva y aumentar tu productividad. Los softwares más eficientes y completos son sin duda las soluciones de gestión de proyectos.
Como verás, gracias al modo de trabajo por proyectos, despídete de la jerarquía y la segregación departamental y, en cambio, saluda al trabajo en equipo. Las ventajas de esta forma colaborativa de trabajar son múltiples e incluso si la implementación requiere algunos cambios, verás rápidamente cuán efectivo es.
Finalmente, ten en cuenta que el aprendizaje de la gestión de proyectos es indispensable para poder trabajar de manera efectiva en modo proyecto.
