Poco a poco las empresas y los emprendedores están descubriendo el valor que ofrece la formación de equipos colaborativos en sus organizaciones. Trabajar persiguiendo objetivos comunes, se traduce en mayores posibilidades de lograr éxitos que trascienden el terreno personal para convertirse en un proyecto ganador. Conoce a continuación cómo formar y gestionar equipos colaborativos bajo nuestro modelo experto.
El trabajo y la coyuntura por el Covid-19
La tendencia a trabajar online a distancia está experimentando un impulso decisivo mientras el Covid-19 fuerza a empresas y organizaciones a imponer políticas de trabajo remoto en un mundo que cada vez proscribe más el contacto físico. El cambio repentino al trabajo digital remoto, masivamente y de la noche a la mañana, tiene el potencial de acelerar los cambios en la forma de trabajar y en nuestras ideas sobre la organización del trabajo.
El Covid-19 podría ser el catalizador que lleve la evolución de la organización del "trabajo en cualquier lugar" a otro nivel, mejorando considerablemente las oportunidades para colaborar, pensar, crear y conectarse de forma productiva.
Sin embargo, para millones de trabajadores de todo el mundo, trasladar su vida laboral a internet es algo nuevo. Volverse digital significa algo más que simplemente cambiar de canales. Se trata de una visión de participación total en un futuro laboral digital para responder mejor a la realidad en constante cambio.
¿Qué es el trabajo colaborativo?
El trabajo colaborativo es importante para las empresas pues se busca que las personas tengan iniciativas, manifiesten propuestas y soluciones. Muchas de estas acciones surgen del trabajo en equipo y de las relaciones entre las personas del equipo que pueden dar perspectivas diferentes.
Por lo tanto, la formación de equipos colaborativos puede verse como una misión en la que todos están comprometidos. La planificación, el análisis y la evaluación se realizan de forma conjunta, siempre cumpliendo cada quien lo que se requiere de su rol, fuera del trabajo conjunto.
Teletrabajo + equipos colaborativos
El aprovechamiento de las facilidades de acceso a la información que provee la tecnología ha promovido nuevas maneras de organizar y realizar el trabajo a distancia. Así, en los últimos años, se asiste a una evolución desde el teletrabajo (modalidad ya consolidada como alternativa laboral) hacia lo que hemos definido como trabajo colaborativo.
La tendencia actual es una creciente apuesta por el teletrabajo y la búsqueda de flexibilidad. Implica, además de trabajo a distancia del empleado con su oficina (home office), una colaboración integrada en red con otros puestos, procesos y posiciones laborales.
Como una forma de lograr la colaboración de equipos, las organizaciones deben ser capaces de ofrecer las herramientas y soluciones necesarias para entablar una buena comunicación y organización. Una vez conseguidos estos puntos, se podrá fomentar un clima colaborativo que los dirigirá hacia objetivos comunes.
Modelo UVirtual para fomentar el trabajo colaborativo
En este contexto, en UVirtual como institución especialista en educación online con 15 años de trayectoria, nos hemos dedicado a la digitalización del proceso educativo para dar forma a maestrías online y otros programas de postgrado de alta calidad en alianza con universidades internacionales. Además, algunas áreas de la institución trabajan hoy día en forma remota, lo que nos ha dado una ruta crítica de transformación digital a nivel laboral.
Basándonos en nuestro modelo de transición digital, te compartimos este esquema de aplicación que ayudará a sumergirte en el teletrabajo de manera eficiente y satisfactoria, repasando algunas claves para el fomento del trabajo colaborativo con tu equipo.
1. Desarrolla un plan de trabajo y apóyate en herramientas colaborativas para tus colaboradores
En UVirtual, por ejemplo, hemos diseñado una estructura propia de enseñanza aprendizaje que consiste en una secuencia de contenidos y actividades cuidadosamente planificadas que son comunes para todos los estudiantes y con plazos determinados.
En nuestro modelo todas las actividades son calendarizadas sin perder la flexibilidad o independencia del tiempo y se incentiva que todos avancen al mismo ritmo. Trasladando estas claves, puedes fomentar en tus equipos:
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Una dinámica de trabajo propia: que les permita ser flexibles entre los líderes y equipos de trabajo. Por ejemplo, la designación de responsabilidades y tareas por equipos o personas.
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Puesta en común de los objetivos: cada colaborador organiza su tiempo y cumple actividades centradas en objetivos y no en horas.
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Establecimiento de horarios de disponibilidad: deben estar claros como lo haría cualquier trabajador presencial y pueden registrarlos en un documento compartido que esté al alcance del equipo.
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Selección de las herramientas y metodologías: esto apoya la gestión y organización de trabajo remoto con base en metodologías comunes de gestión de proyectos como Scrum o Kanbak. Esto se refiere al componente tecnológico y a las herramientas virtuales, creadas para facilitar el trabajo y fomentar la colaboración, con ellas resulta más sencillo tener el control del tiempo y generar mayor productividad.
En UVirtual, por ejemplo, adoptamos la metodología Kanban para la gestión de tareas semanales por objetivo, entregable y responsable, usando Trello como herramienta. Utilizamos la metodología de reuniones Scrum para establecer meetings virtuales diarios y semanales.
Conoce en este Tutorial como adaptar tu rutina de trabajo presencial al terreno digital
Las reuniones virtuales son mecanismos que permiten al personal y la empresa mantenerse en constante contacto y por tanto promover el trabajo colaborativo. Te recomendamos leer este artículo con las herramientas de trabajo sugeridas para equipos colaborativos.
2. Crea las bases de la colaboración en el seguimiento personal y apoyo
En UVirtual el acompañamiento personal es clave en la consecución de los objetivos académicos a nivel de educación. Además de este seguimiento uno a uno, trabajamos con grupos pequeños y un profesor dedicado 100% a apoyarles en este camino.
El acompañamiento que nuestro modelo procura a los estudiantes se ve traducido en esta área a nuestras reuniones diarias y los espacios de feedback o seguimiento que puede hacer el líder de cada área.
Para trabajar con tus equipos y centrarte en la colaboración:
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Usa herramientas de comunicación compartidas con todos: para crear grupos privados correspondientes a cada proyecto y organizar meetings virtuales. Es importante establecer horarios de comunicación y respetar los tiempos de cada uno de los integrantes del equipo.
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Establece reuniones en tiempos cortos y puntuales: un tip sencillo es organizar un Daily Scrum (o reunión diaria) que se realiza en no más de 15 minutos y en la que los integrantes del equipo responden a pregunta como ¿Qué hiciste ayer?, ¿Cuál es el trabajo para hoy? y ¿Qué necesitas?
En el equipo de UVirtual, hemos visto que resulta exitoso establecer y delimitar las reuniones. Por eso designamos días y horarios específicos para atender dudas, dar seguimiento o reportar avances.
Estos puntos clave te permitirán tener claros los alcances y tareas de cada uno de los miembros del equipo al mismo tiempo que das autonomía a los colaboradores. Lo mejor de esta forma de trabajo es que fomenta la retroalimentación y aprendizaje constante. De esta forma, lograrás formar un equipo independiente y confiable sin importar su ubicación.
3. Capacita a tu equipo para que colaboren con otros
En UVirtual es importante que estudiantes y profesores adquieran las competencias educativas y transversales necesarias para lograr los objetivos de los cursos.
Con tus equipos colaborativos puedes:
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Impartir un “curso de inducción”: con el objetivo de sumergir a tus colaboradores en los valores y misión de la empresa, dinámicas de trabajo, roles y actividades. Puedes apoyarte de mapas o cronogramas y diagramas de procesos.
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Compartir materiales de apoyo: como documentos donde se establezcan e ilustren los objetivos y resultados deseados, tanto para las personas que trabajan a distancia como para las que están físicamente.
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Tener todos tus recursos disponibles para tu equipo: recuerda que todos los documentos que tenías en físico deben también tener un repositorio digital para ser consultados.
En UVirtual aplicamos una semana de capacitaciones alrededor de los temas más importantes, con el fin de que los miembros del equipo se mantengan capacitados en torno a las cuestiones específicas de nuestra institución.
Sumado a ello, implementamos materiales de apoyo compartidos, donde se establecen e ilustran los objetivos y resultados deseados, tanto para las personas que trabajan a distancia como para las que están físicamente. Documentamos todos los procesos, acuerdos y trabajos anteriores que ayudan a un claro entendimiento de todo el equipo y sirve de consulta para las personas que se van integrando al proyecto.
4. Mantén el apoyo continuo con todos los miembros
Una de las fortalezas de UVirtual es el “Centro de Atención a los Estudiantes y Profesores”, un área que resuelve todos los requerimientos y dudas que puedan surgir, tanto académicas, como técnicas y administrativas. Tenemos un equipo especializado con dedicación exclusiva a brindar soluciones de manera rápida y eficiente.
Del mismo modo, cuando se trabaja a distancia, una de las dificultades con las que suelen enfrentarse las personas de manera más común son las fallas tecnológicas o las dudas con respecto a los procesos de comunicación y herramientas.
Para mantener una colaboración eficaz:
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Monitorea si tu equipo necesitará ayuda técnica: puedes organizar pruebas con todo el equipo y sesiones de aprendizaje frecuentes sobre los procesos y herramientas para saber si alguien está teniendo dificultades.
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Fija un espacio de revisión: esto debería incluir una reunión en la que se tomen notas que todos puedan ver y concordar sobre las mejoras de las herramientas o los procesos de trabajo.
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Organiza reuniones informales: estas son las más recomendadas pues en ellas se conversa con libertad y espontaneidad por lo que surgen buenas ideas.
En UVirtual incentivamos el intercambio de conocimientos por parte de cada integrante del equipo. Esto ayuda siempre a ampliar la visión y perspectiva de nuestra misión.
Para nosotros la posibilidad de trabajar con equipos distribuidos realmente es una fortaleza para la institución pues, en un mundo digital sin fronteras, los equipos se benefician con esta colaboración profesional.
Recuerda, no se trata de introducir el teletrabajo y la colaboración como si se tratara de una moda; hay que implementarlo de modo que no se pierda la riqueza del entorno organizacional que contribuye con el bienestar de los integrantes del equipo.
Implementa una dinámica de teletrabajo exitosa y conoce todas las herramientas y paso a paso para lograrlo en nuestra Guía gratuita sobre transformación digital.
