Pensemos en cómo era la industria de la gestión de proyectos hace diez años. Menos metodologías, menos herramientas, equipos más pequeños y proyectos más simples. En estos últimos años las cosas han cambiado enormemente ya que los equipos se han expandido, trascendiendo fronteras y ampliado el alcance de los proyectos.
El panorama de la gestión de proyectos está cambiando rápidamente con la evolución de las tecnologías, las herramientas y las últimas tendencias. Y el cambio no parece ralentizarse.
Echemos un vistazo a las tendencias emergentes en la gestión de proyectos que se están produciendo en todo el mundo.
Avance de enfoques híbridos: tendencias en gestión de proyectos
Es cierto que no todos los proyectos son iguales y no todos los equipos pueden ceñirse a una metodología específica. Quizás por eso el concepto de gestión de proyectos híbridos ha ido ganando mucha atención y el número de jefes de proyecto y Scrum masters que combinan más de una metodología aumenta día a día.
La gestión de proyectos híbridos se refiere a métodos que combinan enfoques del entorno tradicional de gestión de proyectos y la palabra ágil.
Por ejemplo, al mezclar el enfoque tradicional con la metodología Agile, los miembros del equipo con diferentes puntos de vista y estilos de trabajo pueden trabajar juntos a su manera, dando paso a una mayor estabilidad, compromiso y eficiencia.
Los gerentes de proyectos están optando por una combinación de metodología ágil y tradicional para obtener lo mejor de ambos mundos.
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Metodologías ágiles y PM en proyectos híbridos
La gestión de proyectos tradicional es una metodología establecida en la que los proyectos se ejecutan en un ciclo secuencial. Sigue una secuencia fija: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. El enfoque de gestión de proyectos tradicional pone especial énfasis en los procesos lineales, la documentación, la planificación inicial y la priorización. Según el método tradicional, el tiempo y el presupuesto son variables y los requisitos son fijos, por lo que a menudo se enfrentan a problemas de presupuesto y cronograma. Para cada paso, existen herramientas y técnicas definidas por la metodología estándar PMBOK® que son seguidas por los jefes de proyecto.
Por otro lado, las metodologías ágiles siguen un proceso iterativo en el que los proyectos se dividen en sprints de menor duración. A diferencia del enfoque tradicional, se dedica menos tiempo a la planificación inicial y la priorización, ya que ágil es más flexible en términos de cambios y desarrollos en la especificación.
Scrum es una de estas metodologías ágiles diseñadas para guiar a los equipos en la entrega iterativa e incremental de un producto, que se centra en el uso de un proceso empírico que permite a los equipos responder rápida, eficiente y eficazmente al cambio.
Los métodos tradicionales de gestión de proyectos fijan requisitos en un esfuerzo por controlar el tiempo y el costo; Scrum, por otro lado, fija el tiempo y el costo en un esfuerzo por controlar los requisitos.
¿Qué es Scrum?
Primero debemos tener claro qué no es Scrum. Existe la idea errónea de que Agile es Scrum. Si bien Scrum es realmente ágil, no es el único método para implementar principios ágiles. Scrum es simplemente uno de los muchos enfoques ágiles para el desarrollo de productos.
Otros métodos incluyen Extreme Programming (XP), Crystal, Feature Driven Development, DSDM Atern, etc. Todos estos métodos se adhieren al Manifiesto Ágil y sus principios asociados.
Scrum consiste en un marco de gestión de proyectos ágil que ayuda a los equipos a entregar productos valiosos de forma iterativa e incremental, mientras inspecciona y adapta continuamente el proceso.
Los PMO tradicionales, encontrarán que pueden implementar Scrum y seguir de acuerdo con la Guía PMBOK, ya que ambos abogan por un enfoque planificar-hacer-verificar-actuar para la gestión de proyectos.
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Otras tendencias
Junto con las tendencias de enfoques híbridos, es posible que observe un aumento considerable en los gerentes de proyectos (PMO) de la generación millennial y más avance en las medidas de ciberseguridad. Prestar atención a estas tendencias ayudará a los gerentes de proyectos a liderar con éxito. Algunas otras que vale la pena mencionar, son las siguientes:
La inteligencia artificial (IA) y la automatización
Hay muchos rumores en torno a la inteligencia artificial y sus implicaciones. Al igual que el desarrollo de software, la industria aeroespacial, la sanidad y las finanzas, el impacto de la inteligencia artificial y la automatización también se puede ver y sentir en el sector de la gestión de proyectos.
Muchas empresas ya han comenzado a utilizar la inteligencia artificial en la gestión de proyectos para realizar sus tareas diarias que requieren esfuerzo humano a través de la automatización de tareas. El efecto va más allá de la automatización de tareas simples, pero también es muy útil para obtener información sobre el rendimiento.
Los gerentes de proyectos deben adoptar la IA en la gestión de proyectos y luego aprender cómo aprovecharla para completar con éxito el proyecto.
El impacto de la inteligencia emocional (EQ)
La capacidad de comprender y reconocer las emociones tiene mucho que ver con el éxito del proyecto. TeleSmart realizó una encuesta, donde encontró que el 58% de los encuestados cree que la inteligencia emocional es uno de los predictores más sólidos del desempeño, independientemente de la naturaleza de su trabajo.
Para tratar con diferentes personalidades y garantizar el éxito del proyecto, se requiere una comprensión adecuada de las emociones (tanto las suyas como las de los demás), lo que la convierte en una habilidad de liderazgo necesaria para los gerentes de proyectos de todo el mundo.
Más enfoque en el análisis de datos y las cifras
La gestión de proyectos implica una gran cantidad de datos. Los gerentes de proyectos aprovechan cada vez más los conocimientos de los datos para tomar decisiones informadas para manejar los proyectos de una mejor manera y aumentar el crecimiento empresarial.
Los datos recopilados son útiles para aprender a formar equipos, el tamaño del equipo, cómo incluir y posicionar a los miembros del equipo, que son habilidades necesarias para gestionar mejor los proyectos. El análisis de datos, si se usa de la manera correcta, tiene el poder de producir mucho valor comercial.
El uso de big data permite a las empresas observar varios patrones y tendencias relacionados con los clientes. Observar el comportamiento del cliente es importante para generar lealtad. En teoría, cuanto más datos que un negocio recoge los más patrones y tendencias del negocio puede ser capaz de identificar.
Herramientas y soluciones avanzadas de gestión de proyectos
En la era digital actual, las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en una parte indispensable de la gestión de proyectos. Según una investigación, el 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan software de gestión de proyectos para planificar, ejecutar y controlar todos los aspectos de la gestión de proyectos.
No hace falta decir que las herramientas de gestión de proyectos son de gran ayuda para que los directores de proyectos planifiquen y entreguen los proyectos a tiempo. También brindan a los miembros del equipo una plataforma para comunicarse y colaborar en un solo lugar.
Por supuesto, ya sea que se esté trabajando de forma remota o administrando un proyecto remoto, las organizaciones enfrentan desafíos con la comunicación, la interacción con los compañeros de equipo y la visibilidad. Tener un conjunto adecuado de herramientas de trabajo puede ayudar a los equipos a ahorrar tiempo y desempeñarse a un nivel superior.
Estas herramientas ayudan a administrar proyectos, realizar un seguimiento de las finanzas, mejorar la seguridad y más.
Mayor trabajo a distancia
No es ninguna novedad que la cantidad de profesionales que optan por trabajar de forma remota se haya disparado en los últimos años. Y la tendencia llegó para quedarse. Según Gallup, el trabajo remoto ha ido en aumento desde 2012: del 39% en 2012 al 43% en 2016.
La gestión remota de proyectos ofrece muchos beneficios. El primero es una mayor flexibilidad en el horario y el segundo, no tener que desplazarse a la oficina todos los días. Los costos del proyecto también se reducen. Además, tiene la oportunidad de trabajar con un grupo de talentos diversos.
Conclusiones ¿Cómo usar cada metodología?
Como vimos, las tendencias más interesantes en gestión de proyectos están centradas en la hibridación de las metodologías que permiten su organización y cumplimiento. Por un lado, mientras que la gestión de proyectos tradicional se centra en la creación de un alcance, un coste y un cronograma fijos para un proyecto; Scrum y las metodologías ágiles, fomentan la toma de decisiones iterativa basada en datos en tiempo real.
Por lo tanto, es importante comprender exactamente las necesidades del proyecto antes de elegir el mejor método de gestión:
- Una de las recomendaciones de los expertos líderes de proyectos, es que si se está administrando cualquier proyecto que se ocupe de crear un software, un SaaS o producto digital, Scrum siempre debe tener una alta consideración de uso.
- Además, en el mundo moderno, Scrum suele ser la primera opción, pero se debe tener en cuenta que si el proyecto es relativamente simple con objetivos y tiempos establecidos, Scrum puede terminar costando más y lo adecuado será un enfoque de PM tradicional.
Se debe elegir una metodología basada en el proyecto en sí más que en cualquier otra cosa. Examinar las necesidades, expectativas y recursos de una empresa es un buen comienzo. Es aconsejable comprender a fondo ambas metodologías antes de elegir el camino pues el método incorrecto puede acabar con un proyecto incluso antes de que comience.
